Pour écrire un mail avec ChatGPT, tu ne lui dis pas « fais-moi un mail ». Tu le briefes comme un assistant : qui il est, ce qu'il doit faire, le contexte, les contraintes, et le format. C'est la méthode en 5 lignes, et elle marche avec la version gratuite.
Je te donne ici ce que je montre dans ma vidéo sur ChatGPT au travail : le texte exact à coller pour répondre calmement à un mail compliqué, les deux façons de faire pour que le mail reste le tien, la même méthode pour un résumé ou un compte rendu, et les erreurs à éviter avec tes données.
La réponse vient de cette vidéo, et tout ce qui suit se lit sans la regarder : choisis ce qui te convient.
ChatGPT n'est pas un collègue magique : c'est un assistant à briefer
Beaucoup de gens ouvrent ChatGPT et ne savent pas quoi lui demander. Ils posent une question vague, ils obtiennent une réponse moyenne, et ils se disent que l'intelligence artificielle ne sert pas à grand-chose. En général, la demande est trop vague.
ChatGPT, c'est un assistant. Et comme tous les assistants, si tu le briefes mal, il te donne un résultat moyen, voire mauvais. « Fais-moi un mail », « résume-moi ça », c'est trop vague.
C'est comme si tu disais à quelqu'un « je suis allé à la plage » et que tu attendais qu'il en fasse quelque chose. Le plus important, ce n'est pas de tout automatiser.
C'est de mieux préparer, de mieux structurer, de vérifier, et de garder ton jugement humain.
La méthode en 5 lignes : rôle, tâche, contexte, contraintes, format
Une bonne demande respecte cinq principes.
- Le rôle : qui il est. « Tu es une secrétaire en comptabilité. »
- La tâche : ce qu'il doit faire. « Aide-moi à rédiger des mails. »
- Le contexte : tout ce qui tourne autour. Plus il a d'informations, plus la réponse est bonne.
- Les contraintes : le ton, le nombre de lignes, ce que tu veux et ce que tu ne veux pas.
- Le format : une page web, un document Word, un PDF, une image. Sans format, il met tout dans le chat et ça devient illisible.
Mon conseil : enregistre ces cinq principes dans les instructions personnalisées de ChatGPT, ou demande-lui de les sauvegarder. Comme ça, il les réutilise à chaque fois.
Répondre à un mail compliqué sans s'énerver
Tout le monde a déjà reçu un mail compliqué, émotionnellement difficile ou avec beaucoup d'informations.
En général, on a envie de répondre sous le coup de l'énervement, on oublie des choses, on oublie l'essentiel. Et au travail, une mauvaise réponse peut remettre en jeu ta carrière.
Dans la vidéo, je colle un mail de reproche reçu pour l'exemple : la personne est déçue, elle réclame une version corrigée rapidement. Puis je colle cette demande, mot pour mot :
« Tu es un assistant de rédaction professionnel. Aide-moi à répondre à ce mail de manière calme, professionnelle et constructive. Objectif : reconnaître le retour de la personne, éviter le ton défensif, proposer une version corrigée, garder un ton sérieux et respectueux. »
Il y a tout : le rôle, le contexte, l'objectif, et ce que j'attends.
ChatGPT me rend une réponse froide, professionnelle, qui commence par « Bonjour, merci pour votre retour. Je prends bien note de vos remarques », et qui propose la suite.
Il sait répondre à un mail, même extrêmement long. Tu peux reprendre ce texte tel quel pour ton propre cas.
Relis, puis remodifie : le mail reste le tien
Ton objectif après ça, ce n'est pas d'envoyer la réponse directement. Tu la relis, et tu la remodifies en fonction de ton contexte.
Je mets un point là-dessus : il faut relire tout ce que l'intelligence artificielle te fait. C'est toi qu'elle aide, ce n'est pas elle qui doit tout faire.
Tu peux aussi lui demander de relire sa propre réponse pour voir s'il a fait des erreurs.
Il y a deux façons de travailler, et c'est toi qui choisis. Soit tu écris un premier texte, tu le donnes à ChatGPT avec le contexte, et il l'améliore.
Soit tu lui demandes de faire le texte, et ensuite tu le remodifies toi-même. Dans les deux cas, le mail qui part est le tien.
L'autre méthode : ton brouillon avec des fautes, et ChatGPT l'améliore
C'est celle que j'utilise le plus. En général, je ne demande pas à ChatGPT de faire tout le texte, parce que ce n'est pas incroyable, sauf si je lui donne un maximum d'informations.
Je fais mon texte avec des fautes, correct mais pas incroyable, et je lui demande de l'améliorer. Je l'ai utilisée des milliers de fois, pour des mails, des textes, des descriptions.
La demande que je colle sous mon brouillon : « Améliore ce texte pour en faire une présentation plus claire et plus professionnelle. Contraintes : ton simple, accessible, pas trop commercial, pas de jargon, texte court. Propose une version améliorée, plus courte, plus chaleureuse, et les améliorations que tu as faites. »
Il ne change pas le fond, il change la forme.
Et si la première version ne te convient pas, rien ne t'empêche de t'y prendre en plusieurs fois : tu redemandes, tu modifies, jusqu'à la version qui te va.
Tu peux aussi coller le texte dans une autre intelligence artificielle, Claude ou Gemini, pour comparer.
Dicte-lui ton mail, et demande-lui la bonne question
Si écrire la demande te paraît long, tu as deux raccourcis.
Le premier, c'est le micro : tu lui parles directement, sur téléphone ou sur ordinateur, et tu lui donnes bien plus de contexte qu'en tapant.
Le deuxième, c'est de lui faire écrire la demande elle-même. Tu lui expliques ta situation, et tu lui demandes comment répondre à ce mail, et de t'écrire la demande parfaite à lui donner. Tu copies, tu lui envoies, et il travaille à partir de ça.
Plus l'intelligence artificielle a d'informations, plus elle répond efficacement. Ce que tu ne lui dis pas, elle ne le devine pas.
La même méthode pour un résumé ou un compte rendu
Le mail n'est qu'un exemple.
Avec le même brief, ChatGPT résume un document trop long : tu lui donnes le PDF, et tu lui demandes « Résume ce document pour une personne qui n'a pas le temps de tout lire. Je veux un résumé en 5 lignes, les objectifs principaux, les points importants à retenir, les risques ou les limites, une liste d'actions à prévoir. Réponds de manière claire, simple et structurée. »
Même chose pour une réunion.
Tu colles tes notes brutes, prises à la volée, et tu lui demandes de les transformer en plan d'action, avec les grandes étapes, les priorités et les points à vérifier.
Ou en compte rendu professionnel, avec la date, les participants et les décisions. Et là aussi, tu relis : au travail, on évite les erreurs.
Les erreurs à éviter avec un mail au travail
Tous les mails de la vidéo sont des exemples. Dans ton cas, évite de coller des informations sensibles : numéro de carte bancaire, données personnelles, informations internes.
Ce que tu écris est envoyé sur des serveurs, aux États-Unis pour ChatGPT, et peut être réutilisé.
Deuxième erreur : copier-coller la réponse sans la relire. ChatGPT peut se baser sur une information fausse et te la ressortir. Il te fait gagner du temps, il ne remplace pas ton esprit critique.
Un dernier conseil, pour progresser : demande-lui tes angles morts. Tu lui donnes ton mail, et tu lui demandes à la fin ce que tu n'as pas vu, ce à quoi tu n'as pas pensé.
On ne sait pas ce qu'on ne sait pas. Tu peux même l'écrire dans tes instructions personnalisées, pour qu'il te challenge à chaque fois.
L'antisèche
- Briefe-le en 5 lignes : rôle, tâche, contexte, contraintes, format.
- Mail compliqué : colle le mail, puis la demande « assistant de rédaction professionnel » ci-dessus.
- Ton brouillon avec des fautes, puis la demande « Améliore ce texte » : le fond reste le tien.
- Relis toujours, et remodifie avant d'envoyer.
- Le micro pour donner le contexte, ou demande-lui d'écrire la demande.
- Le même brief marche pour un résumé, un plan d'action, un compte rendu.
- Jamais d'informations sensibles dans le chat.
- S'y reprendre en plusieurs fois, c'est normal.
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Questions fréquentes
Est-ce que ChatGPT peut répondre à un mail à ma place ?
Il peut écrire une réponse, à condition d'être briefé : le rôle, la tâche, le contexte, les contraintes, le format. Mais tu relis et tu remodifies avant d'envoyer. La réponse qui part doit rester la tienne, et c'est toi qui vérifies qu'elle est juste.
Comment faire pour que mon mail ne ressemble pas à un texte d'intelligence artificielle ?
Écris d'abord ton brouillon, même avec des fautes, et demande à ChatGPT de l'améliorer sans changer le fond. Tes idées, ton ordre et tes mots restent, il corrige la forme. C'est la méthode que j'utilise le plus, puis je relis et je retouche.
Est-ce que je peux coller un mail reçu dans ChatGPT ?
Pas tel quel s'il contient des informations sensibles ou professionnelles. Tu retires ce qui est confidentiel avant de coller. Ce que tu écris dans ChatGPT est envoyé sur des serveurs, aux États-Unis, et peut être réutilisé.
Ça marche avec la version gratuite de ChatGPT ?
Oui, tout ce que je montre dans la vidéo se fait avec la version gratuite. La seule différence, c'est que tu atteins une limite plus vite si tu lui demandes beaucoup de choses d'un coup. Pour des mails, tu as largement la place.
Comment écrire un courrier avec ChatGPT ?
La même méthode qu'un mail : tu lui donnes le rôle, ce que tu veux, le contexte, le ton et le format, et tu relis. Tu peux vraiment améliorer n'importe quel texte avec ChatGPT, mail, courrier ou document, à condition de le briefer et de garder la main.
Et si la réponse ne me plaît pas ?
Tu t'y prends en plusieurs fois. Tu lui dis ce qui ne va pas, tu redemandes une version plus courte ou plus chaleureuse, tu retravailles avec lui jusqu'à la version qui te convient. Tu peux aussi comparer avec Claude ou Gemini.
Est-ce qu'il peut résumer un long document à ma place ?
Oui, et c'est un gros gain de temps. Tu lui donnes le document et tu lui dis ce que tu veux : un résumé en 5 lignes, les points importants, les actions à prévoir. Tu peux même lui demander une version plus belle, en document Word ou PDF. Et tu relis ce qui compte.